Odpowiedzialny program Outplacement
Wstęp
Nasze doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z zakresu zarządzania zmianą będą mogli Państwo wykorzystać w celu właściwego przygotowania się do projektu Outplacement. Konsultanci Strategii Personalnych będą wspierać menedżerów w przygotowaniach do przekazywania pracownikom swoich decyzji i konsekwencji z tym związanych. Wspólnie z Państwem opracujemy strategię komunikacji zmian w zależności od obecnej sytuacji w firmie, od postaw pracowniczych, dojrzałości i świadomości osób, które będą objęte programem. Menedżerowie, którzy obawiają się prowadzenia rozmów zwalniających mogą liczyć na wsparcie naszych konsultantów, którzy w formie indywidualnych warsztatów przygotują ich merytorycznie i mentalnie do wykonania tego zadania zgodnie z założeniami.
Konsultanci przygotują Państwa pracowników do wejścia na rynek pracy i będą ich wspierać w procesie poszukiwania nowego zatrudnienia. Poza tym Państwa pracownicy mogą korzystać z konsultacji z psychologiem, który w metodyczny sposób pomoże im odnaleźć się w nowej sytuacji.
Poniżej przedstawiamy Państwu ramowy plan proponowanych działań oraz korzyści z nich wynikających. Znajdą Państwo również informacje o naszej metodologii oraz kosztach projektu.
Cele projektu oraz oczekiwane efekty
Nadrzędnym celem projektu jest ograniczenie negatywnych skutków procesu zwalniania pracowników, między innymi poprzez:
1. właściwą komunikację zmian pracownikom pozostającym w firmie, by utrzymać ich motywację, nie stracić zaufania do kadry zarządzającej i nie zniszczyć wizerunku odpowiedzialnego pracodawcy,
2. uświadomienie pracownikom przyczyn decyzji i spowodowanie, że ją zaakceptują i będą chcieli skorzystać z oferowanej im pomocy,
3. świadome zarządzanie emocjami odchodzących pracowników i ukierunkowanie ich na przyszłość celem unikania rodzenia się postaw roszczeniowych i poczucia krzywdy.
Efektem programu będzie przede wszystkim przełamanie strachu pracowników przed dłuższym pozostawaniem bez pracy i ich bezsilnością w tej sytuacji oraz podniesienie ich skuteczności w poszukiwaniu nowego zatrudnienia. Nie bez znaczenia będzie również przekazanie informacji o pozytywnych efektach programu osobom, które pozostały w organizacji. Firma potwierdzi również swoją wiarygodność i odpowiedzialne podejście do biznesu w oczach swoich klientów i partnerów biznesowych, a także szerszego grona podmiotów i instytucji oraz przyszłych potencjalnych pracowników.
Korzyści z realizacji projektu
- profesjonalnie przeprowadzony program Outplacement podnosi wiarygodność firmy wobec pracowników pozostających w firmie,
- właściwie zakomunikowany proces zmian oraz adekwatne narzędzia wspomagające zwalnianych pracowników w poszukiwaniu pracy zapobiegają wrogim inicjatywom z ich strony (roszczenia o odszkodowania, niewłaściwe wykorzystanie posiadanych informacji i know how firmy),
- w przypadku zwalniania menedżerów lub kluczowych specjalistów przemyślany sposób rozstania i zaoferowane wsparcie w ramach programu Outplacement może uchronić firmę przed ewentualnymi trudnościami we współpracy z obecnymi klientami, dostawcami czy partnerami biznesowymi, którzy zaoferują pracę zwalnianej osobie,
- zaangażowanie zewnętrznych konsultantów oraz właściwe przygotowanie menedżerów do przeprowadzania rozmów zwalniających pozwoli obniżyć ich poziom stresu w czasie trwania projektu,
- umożliwienie zwalnianym pracownikom kompleksowego poznania swoich kwalifikacji, doświadczeń oraz predyspozycji, a następnie wykorzystanie tej wiedzy w skutecznym poszukiwaniu nowego stanowiska, które pozwoli im się dalej rozwijać.
Proponowane etapy projektu
- Komunikowanie zmian menedżerom
- Szkolenie i indywidualne sesje coachingowe dla menedżerów
- Komunikowanie zmian w firmie
- Warsztaty dla osób objętych programem Outplacement
- Konsultacje indywidualne w okresie poszukiwania pracy
- Zakończenie programu - raport
Etap I - Przygotowanie
Pierwszym etapem projektu jest szczegółowa diagnoza sytuacji w firmie, ocena postaw pracowniczych oraz emocji towarzyszących zmianom. Ponadto definiowane są założenia istotne dla projektu:
• liczba zwalnianych osób,
• rodzaj stanowisk objętych redukcją zatrudnienia,
• przyczyny decyzji o zmianach kadrowych,
• osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie programu outplacement.
Analiza ta umożliwia nam:
• identyfikację osób potrzebujących wsparcia w procesie restrukturyzacji (kadra zarządzająca),
• identyfikację osób zwalnianych, oczekujących pomocy konsultanta lub psychologa,
• określenie zakresu potrzebnych działań i opracowanie harmonogramu projektu,
• ustalenie sposobu komunikacji w okresie trwania programu outplacement,
• wybór właściwych osób zaangażowanych w proces zmian, szczególnie w aspekcie komunikacji,
• wskazania obszarów ryzyka w projekcie, sytuacji trudnych, na które należy się przygotować.
Etap ten prowadzony przez Konsultantów Strategii Personalnych będzie gwarancją na przeprowadzenie programu zgodnie z jego założeniami i głównym celem.
Etap II - Komunikowanie zmian menedżerom
Konsultanci wspólnie z Zarządem przekażą informację o planowanych zmianach i programie Outplacement. Forma komunikacji oraz plan spotkania zostaną wcześniej przygotowane i dostosowane do odbiorców - menedżerów. Uczestnicy spotkania muszą bowiem zrozumieć, zaakceptować decyzję Zarządu i w pełni się z nią identyfikować by następnie świadomie i z zaangażowaniem uczestniczyć w projekcie.
Etap III - Szkolenie oraz indywidualne sesje coachingowe dla menedżerów
Konsultanci i trenerzy Strategii Personalnych przeprowadzą indywidualne sesje coachingowe dla menedżerów, którzy będą rozmawiali ze zwalnianymi pracownikami. Menedżerowie zostaną przygotowani do zadania zarówno od strony merytorycznej jak i mentalnej. Zostanie wypracowany wspólnie sposób prowadzenia rozmów z pracownikami oraz radzenia sobie z obiekcjami. Dla wielu menedżerów trudniejsze może być przygotowanie mentalne dlatego też mogą oni liczyć na wsparcie psychologa, który nauczy ich radzić sobie z emocjami i stresem.
Etap IV - Komunikowanie zmian w firmie
Proces komunikacji zmian w firmie będzie realizowany zgodnie z ustalonymi wcześniej zasadami i wypracowanymi standardami. Informacje będą przekazywane przez wybrane osoby, wcześniej do tego przygotowane a przede wszystkim identyfikujące się ze strategią restrukturyzacji.
Komunikacja zmian będzie odbywała się:
• zgodnie z zasadą kaskadowania komunikatów w dół (Zarząd – Kierownicy – Pracownicy Działów)
• zgodnie z procedurami i standardami w firmie w zakresie przekazywania informacji formalnych; forma ich przekazywania i częstotliwość zostanie dostosowana do kultury organizacyjnej firmy,
• w sposób otwarty; komunikaty będą zrozumiałe dla wszystkich, przedstawiane przez Zarząd i wytypowane wcześniej osoby (agent komunikacji zmian),
• z zachowaniem obiektywizmu w ocenie sytuacji; pracownicy będą otrzymywali zarówno informacje negatywne jak i pozytywne, motywujące ich do działań i wykorzystania wsparcia, które im oferuje firma w trudnej sytuacji,
• regularnie by ograniczyć ewentualne negatywne skutki tworzenia się drugiego, nieformalnego obiegu informacji; pracownicy będą na bieżąco informowani o przyczynach zmian (np. nie możemy doprowadzić do upadłości firmy) oraz o działaniach jakie podejmuje firma by ograniczyć negatywne skutki podjętej decyzji.
Etap V - Warsztaty dla osób objętych programem Outplacement
Konsultanci Działu Rekrutacji i Selekcji wykorzystają kilka wybranych skutecznych narzędzi by stworzyć profile kompetencji pracowników, określić ich mocne strony a następnie udzielą feedback i zaproponują adekwatną ścieżkę kariery wskazując potencjalne stanowiska pracy, na których mogą odnieść sukces w innych organizacjach. Ponadto konsultanci przygotują pracowników do wejścia na rynek pracy, pomagając im stworzyć profesjonalne dokumenty aplikacyjne, wspierając w poszukiwaniu ofert pracy, identyfikowaniu potencjalnych pracodawców a także w przygotowywaniu się do rozmów kwalifikacyjnych. Konsultanci będę również inspirowali pracowników do zmiany podejścia i akceptowania również innych form pracy niż praca na etacie; będą przekonywali między innymi do zakładania własnej działalności gospodarczej i oferowali wsparcie w tym zakresie. W czasie warsztatów konsultanci będą zwracać dużą uwagę na poziom motywacji uczestników i indywidualnego zaangażowania w realizowany program zajęć i w razie potrzeby uświadamiać wagę problemu i zachęcać do skorzystania ze wsparcia jakie firma im proponuje.
Po zakończeniu warsztatów będą znane profile kompetencji pracowników oraz ich oczekiwania. W odniesieniu do nich konsultanci SP przygotują listę firm w regionie, które być może będą zainteresowane zatrudnieniem osób o ustalonych kwalifikacjach i kompetencjach i przekażą ją zainteresowanym pracownikom. Ponadto, w imieniu osób objętych programem outplacement, konsultanci SP prześlą ich profile do potencjalnych przyszłych pracodawców oraz firm prowadzących rekrutacje dla firm zewnętrznych (firmy doradztwa personalnego, agencje zatrudnienia, agencje pracy tymczasowej).
Etap VI - Konsultacje indywidualne w okresie poszukiwania pracy
Po zakończeniu cyklu warsztatów pracownicy poszukujący pracy mogą zgłaszać indywidualne problemy i prosić o wsparcie między innymi w przygotowaniu do umówionych spotkań z przyszłymi pracodawcami. Ponadto Konsultanci Strategii Personalnych będą systematycznie kontaktować się z osobami objętymi programem by monitorować postępy w poszukiwaniu ofert i ewentualnie wspierać ich wskazując bardziej skuteczne metody docierania do potencjalnych pracodawców. Pracownicy mogą korzystać również z pomocy psychologa; indywidualne spotkania mają pomóc pracownikom odnaleźć się w nowej dla nich sytuacji.
Etap VII - Zakończenie programu
Program kończy się przygotowaniem szczegółowego raportu na temat prowadzonych działań i ich efektów. Raport w formie prezentacji zostanie przedstawiony również pracownikom nadal związanym z firmą by potwierdzić obietnice złożone kilkanaście tygodni wcześniej. Streszczenie raportu lub wnioski z niego wynikające mogą zostać opublikowane w odpowiedzi na informacje i komentarze na temat redukcji zatrudnienia w Państwa firmie, które ukazywały się wcześniej w mediach.
Czas realizacji oraz koszty projektu
Czas trwania projektu jest uzależniony od zakresu podejmowanych działań, liczby osób objętych programem outplacementu i stanowisk, których dotyczyła redukcja zatrudnienia. W praktyce od momentu rozpoczęcia projektu do przedstawienia raportu upływa około 4 miesiące.
Koszt przeprowadzenia projektu uzależniony jest przede wszystkim od zdiagnozowanych oczekiwań, skali projektu, liczby osób objętych programem oraz liczby konsultantów zaangażowanych w projekt. Dla większej przejrzystości kalkulacji proponujemy wyodrębnienie części projektów, z których każda będzie wyceniana indywidualnie.
