Moduł Zarządzanie Personelem jest integralnym elementem platformy informatycznej Business Navigator, której celem jest wspieranie rozwiązań zarządczych funkcjonujących w przedsiębiorstwie.
Moduł Zarządzanie Personelem współpracuje z pozostałymi modułami platformy np. z Hurtownią Danych, w której możliwe jest tworzenie raportów związanych z postępem prac w danych procesach personalnych. Oprogramowanie działa w oparciu o przeglądarkę internetową.
Funkcjonalności modułu Zarządzanie Personelem
film demonstracyjny
Moduł czerpie podstawowe dane na temat pracowników z systemu kadrowego funkcjonującego w firmie. Najistotniejszym obszarem jest część związana z budową struktury organizacyjnej, wyznaczaniem celów i zadań dla pracowników. Końcowym etapem wyznaczania celów i zadań jest przygotowanie w systemie kontraktu dla konkretnego pracownika. Tak utworzony kontrakt może stanowić załącznik do umowy o pracę oraz jest podstawą późniejszej oceny i rozliczania zmiennej części wynagrodzenia. Po okresie na jaki zostały wyznaczone zadania możliwa jest ich ocena.
Podstawowe korzyści z jego wdrożenia to:
1. Automatyzacja i standaryzacja procesów personalnych,
2. Oszczędności czasowe związane z zarządzaniem personelem.
3. Dostęp do informacji i dokumentacji z każdego komputera z połączeniem internetowym.
4. Mozliwość elastycznego dostosowania systemu do założeń zarządzania personelem w firmie i ich zmian.
5. Generowanie raportów i zestawień poziomu kompetencji pracowników w celu optymalnego wykorzystania środków przeznaczonych na rozwój.
6. Możliwość porównywania wyników kolejnych okresów ocen w celu diagnozy postępów danego pracowników lub grupy pracowników.
Moduł składa się z komponentów, które są odpowiedzialne za realizację określonych zadań lub przechowywanie określonych informacji.
Rys. Komponenty, z których składa się system Business Navigator Moduł Zarządzanie Personelem
Struktura
Struktura zawiera informacje na temat pracowników zatrudnionych w firmie i głównych założeniach strategii personalnej. Dzięki temu komponentowi możliwe jest:
1. Tworzenie drzewa struktury organizacyjnej z uwzględnieniem zależności służbowych,
2. Tworzenie szablonów stanowisk, obsadzanie stanowisk konkretnymi pracownikami,
3. Opisanie stanowisk: opisy stanowisk pracy, dane kontaktowe i in.,
4. Tworzenie rodzin stanowisk – grup stanowisk opisanych następnie podobnymi kompetencjami ielementami ocenianymi,
5. Tworzenie kompetencji firmowych i stanowiskowych, definiowanie wskaźników zachowań dla określonych poziomów oceny i oczekiwanego poziomu zachowań,
6. Tworzenie elementów ocenianych i definiowanie parametrów oceniania,
7. Tworzenie skali ocen – dowolna liczba stopni,
8. Tworzenie parametrów określających daną rodzinę – kompetencje, elementy oceniane, przypisane wskaźniki,
9. Zarządzanie uprawnieniami dla użytkowników.
Profile stanowisk - założenia do oceny
Komponent służy do określania celów, zadań oraz niezbędnych kompetencji dla pracowników firmy. Końcowym efektem zdefiniowania założeń do oceny jest dokument w formacie PDF, który może być załącznikiem np. do umowy o pracę. Dokument, który określa wobec pracownika zatrudnionego na danym stanowisku zawiera między innymi:
1. Dane formalne i zakres obowiązków pracownika,
2. Cele stanowiskowe pracownika,
3. Zadania definiowane w sposób opisowy lub liczbowy,
4. Kompetencje podlegające ocenie.
Dokument z profilem stanowiska i założeniami do oceny jest eksportowany z systemu w postaci pliku PDF, a następnie podpisywany przez pracownika i przełożonego.
Oceny okresowe
Podstawowym celem funkcjonowania komponentu jest dokonywanie okresowej oceny pracowników tj. oceny sposobów realizacji przez pracownika celów i zadań zawartych w założeniach do oceny.
W zależności od stanowiska ocenie mogą podlegać następujące elementy:
1. Ocena sposobów realizacji zadań – oceny dokonuje przełożony,
2. Samoocena – oceny dokonuje pracownik,
3. Ocena kompetencji – oceny dokonuje przełożony w oparciu o kompetencje przypisane do danej rodziny stanowisk i zdefiniowane w oparciu o strategię personalną firmy zaimplementowaną do modułu w trakcie jego wdrożenia,
4. Ocena przez podwładnych – oceny dokonują podwładni w przypadku, gdy dana osoba zajmuje kierownicze stanowisko,
5. Ocena współpracy przez współpracowników poziomych – oceny dokonują osoby wskazane w założeniach do oceny.
Częstotliwość i szczegółowość oceny uzależniona jest od rozwiązań organizacyjnych przyjętych w firmie. Sposób oceny poszczególnych elementów ocenianych ustalany jest na etapie wdrożenia modułu Zarządzanie Personelem. Podobnie jak w przypadku założeń do oceny istnieje możliwość wyeksportowanie formularza oceny z systemu do pliku PDF, wydrukowania i podpisania.
Rys. Etapy procesu oceny 360 stopni
Ocena 360 stopni - oceny dokonują współpracownicy, podwładni, przełożony. Program Navigator porządkuje i upraszcza proces projektowania oraz wdrożenia systemu oceny 360. Umożliwia wypełnianie ankiet online, ułatwia gromadzenie, analizę i interpretację pozyskanych informacji.
Zarządzanie celami
Podstawowym celem funkcjonowania komponentu jest rozliczenie i ocena celów i zadań zawartych w założeniach do oceny.
W zależności od stanowiska na jakim zatrudniony jest pracownik ocenie mogą podlegać następujące elementy:
1. Ocena realizacji zadań – oceny dokonuje przełożony,
2. Ocena kompetencji przez podwładnych – oceny dokonują podwładni w przypadku gdy dana osoba zajmuje kierownicze stanowisko,
3. Ocena współpracy przez współpracowników poziomych – oceny dokonują osoby wskazane w założeniach do oceny.
Rozmowy rozwojowe
Komponent umożliwia sprawne przeprowadzenie rozmowy rozwojowej i zarejestrowanie ustaleń z danym pracownikiem. Rozmowa rozwojowa prowadzona z wykorzystaniem informacji z przeprowadzonej wcześniej oceny okresowej. W rozmowach rozwojowych możliwe jest:
1. Określanie planu działań w zakresie rozwoju osobistego pracownika,
2. Określanie predyspozycji rozwojowych pracownika,
3. Określanie ścieżki kariery.
Urlopy
Komponent Urlopy poprawia proces komunikacji w zakresie urlopów przysługujących poszczególnym pracownikom firmy. Dzięki komunikacji z systemem kadrowym przedsiębiorstwa dane znajdujące się w obu systemach są spójne. Komponent umożliwia:
1. Elektroniczny obieg wniosku urlopowego odbywa się w systemie – złożenie wniosku o urlop, przesłanie do akceptacji przełożonego, akceptacja przez przełożonego, przesłanie informacji o urlopie do działu kadr. Wyeliminowany jest więc całkowicie papier z procesu zatwierdzania urlopu, a informacje o urlopach są automatycznie przesyłane do zainteresowanych osób/działów i przechowywane w systemie.
2. Prezentację na bieżąco informacji na temat ilości przysługujących dni urlopu danemu pracownikowi. Po zalogowaniu się do systemu i wyborze odpowiedniej zakładki, każdy pracownik może sprawdzić, ile dni i jakiego urlopu pozostało mu jeszcze do wykorzystania.
Pozostałe moduły to:
• Hurtownia Danych (wspiera proces raportowania),
• Budżetowanie (wspiera proces ustalania i rozliczania planów rzeczowych i finansowych),
• Wymiana informacji funkcjonująca również jako część modułu Zarządzanie Personelem (zestaw narzędzi intranetowych wspomagających wymianę informacji pomiędzy pracownikami: aktualności, galerie, pliki, zasoby,ankiety),
• Modelowanie Procesów (wspiera budowanie procesów, procedur, opisów stanowisk pracy, obiegu dokumentów),
• Rachunek Kosztów Działań (wspiera wycenę kosztów produktów, usług, towarów, dostarcza informacji na temat kosztów procesów i działań).
Dodatkowe informacje i filmy demonstracyjne powyższych modułów programu Bussines Navigator znajdują się na stronie http://navigator.archman.pl/
Twórcami programu są eksperci z firmy Archman, zajmującej się m. in. projektowaniem i wdrażaniem systemów informatycznych wspierających zarządzanie firmą. Więcej informacji na stronie www.archman.pl
Pytania odnośnie systemu można kierować do konsultantów telefonicznie (12) 422 45 15, szkolenia@sp.pl lub na forum eksperckim.
