Cele projektu
-
Wspieranie realizacji celów strategicznych przedsiębiorstwa oraz realizacji zadań na poszczególnych stanowiskach.
-
Kształtowanie kultury organizacyjnej, postaw i kompetencji pracowników oczekiwanych przez organizację.
-
Otrzymanie maksymalnie obiektywnych informacji o sposobach realizacji przydzielanych pracownikom zadań.
-
Wspomaganie i zapewnienie jasnej i skutecznej, dwustronnej komunikacji wewnątrz organizacji.
- Dostosowanie jakości pracy personelu do zmieniających się warunków ekonomii i gospodarki.
- Planowanie szkoleń i rozwoju pracowników pod kątem realizacji celów i strategii firmy.
- Przekazywanie pracownikom informacji zwrotnych odnośnie ich funkcjonowania w firmie.
- Wspieranie procesu kreatywnego podejścia do pracy na wszystkich stanowiskach.
Etapy wdrożenia systemu ocen
Etap I – Diagnoza sytuacji, określenie oczekiwanego rezultatu
1. Dookreślenie celów wdrożenia systemu ocen okresowych
Na tym etapie doprecyzowane są podstawowe i szczegółowe cele, jakie organizacja planuje osiągnąć poprzez wdrożenie SOOP, tak aby stał się efektywnym narzędziem realizacji polityki personalnej. Cele są określane w oparciu o analizę planów rozwojowych organizacji oraz rozmowy z kadrą zarządzającą. Analiza dotyczy zarówno celów miękkich wyrażonych poprzez kompetencje potrzebne do efektywnej pracy na określonym stanowisku.
Przykładowe cele wdrożenia SOOP, określone po analizie planów strategicznych firmy, to:
- systematyczne monitorowanie jakości wykonania zadań realizowanych na określonym stanowisku,
- badanie kompetencji i planowanie rozwoju pracowników,
- budowa zaplecza kadrowego firmy,
- doskonalenie komunikacji wewnętrznej,
- określenie poziomu zaszeregowania,
- inne, specyficzne dla danej organizacji.
Podczas tego etapu zostanie przeprowadzona:
- analiza celów strategicznych spółki;
- analiza celów i założeń strategicznych przypisanych poszczególnym komórkom organizacyjnym;
- analiza zadań realizowanych przez poszczególne stanowiska pracy na podstawie opisów stanowisk oraz rozmów z osobami zajmującymi dane stanowiska.
W wyniku analizy zostaną określone kluczowe obszary wyników: na poziomie organizacji, poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz stanowisk pracy. Na podstawie wyodrębnionych obszarów wyników identyfikowane są zachowania wskaźnikowe (oczekiwane) na poziomie organizacyjnym (korporacyjny) grup stanowisk i poszczególnych stanowisk.
Etap II – Budowa SOOP dla firmy – weryfikacja modelu
1. Określenie udziału poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz stanowisk pracy w planach rozwojowych
Celem jest określenie zadań poszczególnych komórek organizacyjnych firmy oraz konkretnych stanowisk w realizacji strategii firmy i planowanych zmianach. Określone zostaną zachowania i postawy najbardziej pożądane w kontekście wspierania rozwoju/ zmian w firmie i stanowiące kryteria oceny np. efektywna współpraca, otwartość na zmiany, dyspozycyjność.
2. Określenie struktur kompetencji pracowniczych
Na podstawie spotkań warsztatowych z osobami najefektywniejszymi z punktu widzenia organizacji, zostaną sprecyzowane kluczowe obszary wyników, zdarzeń krytycznych, zachowań wskaźnikowych oraz kompetencji. Na ich podstawie powstanie struktura kompetencji stanowiąca materiał wykorzystywany we wszystkich procesach zarządzania personelem. Zostaną także opracowane karty ocen dla każdego stanowiska uwzględniające kompetencje, by efektywnie realizować zadania stanowiska pracy. W opracowywanym przez zespół Strategii Personalnych systemie ocen każdej z ocenianych kompetencji nadawana jest odpowiednia waga, w zależności od znaczenia danej kompetencji w skutecznym realizowaniu celów stanowiska oraz strategii firmy.
Kompetencje przejawiające się w konkretnych zachowaniach pracowniczych bezpośrednio wpływają na osiągane wyniki indywidualne na stanowisku pracy, które z kolei przekładają się na realizację celów stanowisk i działów, a w konsekwencji całej organizacji.
3. Weryfikacja modelu
Kadra zarządzająca przy wsparciu konsultantów Strategii Personalnych dokonuje oceny przygotowanego modelu SOOP pod kątem adekwatności w stosunku do celów projektu i potrzeb organizacji.
Etap III - Przygotowanie do wdrożenia SOOP
Na tym etapie Konsultanci firmy Strategie Personalne, w oparciu o uzyskane podczas diagnozy sytuacji informacje, wspierają kadrę zarządzającą w przygotowaniu zarówno organizacji, jak i pracowników do wdrożenia zaprojektowanego SOOP.
1. Zbudowanie klimatu organizacyjnego w kontekście wprowadzenia Systemu Ocen Okresowych Pracowników
Jak wynika z naszego doświadczenia, bardzo często wdrażanie systemów ocen pracowniczych spotyka się z niezrozumieniem, a nawet oporem ze strony pracowników. Zazwyczaj ma on swoje źródło w braku odpowiedniej informacji. Rozwiązaniem jest identyfikacja przyczyn obaw i obiekcji, a następnie podjęcie działań w celu ich wyeliminowania. Aby to osiągnąć:
- prowadzimy rozmowy z kadrą kierowniczą odnośnie określenia rzeczywistych celów wdrażania systemu ocen;
- opracowujemy system komunikacji w projekcie;
- przygotowujemy kadrę kierowniczą do spotkań z pracownikami dotyczących założeń wdrażanego systemu ocen.
Efektem takiej polityki informacyjnej jest lepsze zrozumienie zasad działania systemu oraz uzyskanie partycypacji pracowników we wprowadzaniu ulepszeń organizacyjnych.
2. Przygotowanie niezbędnej dokumentacji i innych procedur organizacyjnych
W ramach SOOP zostaną opracowane procedury i instrukcje związane z funkcjonowaniem systemu zawierające m.in.:
- kwestionariusze oceny okresowej zróżnicowane dla poszczególnych stanowisk;
- regulamin przeprowadzania ocen okresowych w firmie;
- procedury i zasady oceniania zgodne z polityką firmy;
- schemat funkcjonowania systemu ocen dostosowany do specyfiki firmy oraz zadań, jakie SOOP ma realizować.
3. Przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia dla kadry oceniającej
Na bazie wyodrębnionych kryteriów ocen, w oparciu o przyjętą procedurę oraz zasady oceny dla firmy, opracowany zostanie program szkolenia dla osób oceniających. W trakcie szkolenia rozwijane będą umiejętności interpersonalne uczestników w zakresie prowadzenia rozmów oceniających oraz umiejętności planowania rozwoju kompetencji pracowników (np. tworzenie ścieżek kariery i planów rozwoju zawodowego pracownika, planów szkoleń i coachingu).
Etap IV Wdrożenie SOOP
1. Uczestnictwo konsultantów w przeprowadzeniu pilotażowych SOOP
Pracownicy otrzymują pilotażową wersję ocen (wraz z arkuszem samooceny) i wypełniają je. Konsultanci Strategii Personalnych uczestniczą w pilotażowych rozmowach okresowych przeprowadzanych przez kadrę zarządzającą. Celem prowadzonych konsultacji będzie przekazanie informacji zwrotnej osobie oceniającej co do: sposobu prowadzenia rozmowy, popełnionych błędów, konstruktywnego podsumowania dokonanych ustaleń.
2. Wdrożenie systemu IT wspierającego SOOP (opcjonalnie)
Proponujemy Państwu rozwiązanie IT. Przeznaczeniem systemu jest wspieranie kadry zarządzającej i pracowników działu personalnego w działaniach związanych z zarządzaniem personelem w organizacji. System m . in. usprawnia i ułatwia prowadzenie ocen pracowniczych.
Etap V - Monitoring procesu wdrażania standardów systemu
Wprowadzenie systemu stałej oceny pracy ma na celu obserwację zachodzących zmian oraz dostarczanie informacji, które będą wskazówkami do podejmowania dalszych działań (jeśli pojawi się taka potrzeba). Ciągły monitoring poziomu realizacji standardów ocen i planów rozwojowych przez pracowników jest kluczowym elementem wdrożenia Systemu Okresowych Ocen Pracowniczych.
Opcja: Wdrożenie Systemu informatycznego – Bussines Navigator
Przeznaczeniem systemu jest wspieranie kadry zarządzającej i pracowników działu personalnego
w działaniach związanych z zarządzaniem personelem w organizacji. System usprawnia i ułatwia między innymi:
- dostęp do informacji o pracownikach i stanowiskach,
- określanie celów, zadań i niezbędnych kompetencji pracowników,
- prowadzenie ocen okresowych i rozmów rozwojowych,
- ocenę kompetencji pracowników metodą 360,
- określanie ścieżek kariery i planów rozwoju.
.jpg)
System czerpie podstawowe dane o pracownikach (stanowisko, zadania, miejsce w strukturze itp.) z systemu kadrowego funkcjonującego w organizacji.
Podstawowe korzyści z wdrożenia systemu to:
- Możliwość elastycznego dostosowania systemu do istniejących w firmie założeń zarządzania personelem i ich zmian,
- Automatyzacja i standaryzacja procesów personalnych (oceny okresowe, rekrutacja i selekcja, planowanie rozwoju i szkoleń)
- Oszczędności czasowe wynikające z szybkiego dostępu do informacji związanych
- z procesami zarządzania personelem,
- Możliwość dostępu do danych i dokumentacji zawartych w systemie przez internet,
- Generowanie raportów i zestawień poziomu kompetencji pracowników w celu optymalnego wykorzystania środków przeznaczonych na rozwój,
- Możliwość porównywania wyników kolejnych okresów ocen w celu diagnozy postępów danego pracownika lub grupy pracowników.
